Här nedan har vi sammanställt en del råd inför en certifiering. Tänk dock på att det avgörande för hur väl en certifiering kommer att lyckas är engagemanget, framförallt hos ledningen.
A - ATT BYGGA SYSTEMET
Ledningssystem är ett stöd för att införa och upprätthålla effektiva processer samt för att leda, styra och förbättra företagets/organisationens verksamhet. De största områdena inom ledningssystem är Kvalitet "SS-EN ISO 9001" och Miljö "SS-EN ISO 14001". Arbetsmiljö "OHSAS 18001" och "AFS 2001:1" är ett växande område. Andra områden inom ledningssystem är Informationssäkerhet "SS-EN ISO 27001" och Energi "SS-EN ISO 50001".
Det finns även standarder för ledningssystem som riktar in sig mot speciella branscher. Inom Livsmedelssäkerhet används "SS-EN ISO 22000" och inom området Medicintekniska produkter "SS-EN ISO/IEC 13485". Det finns även standarder för svetsprocesser "SS-EN ISO 3834". Nyligen har en standard för ledningssystem för trafiksäkerhet "ISO 39001" publicerats. Inom miljöområdet finns även EU:s system för miljöstyrning och miljörevision "EMAS".
Mer information om ledningssystem för specifika områden hittar du via följande länkar:
Gemensamt för ledningssystem är principerna i PDCA-cirkeln
PDCA-cirkeln, där PDCA står för Plan, Do, Check, Act är ett bra redskap för systematiskt förbättringsarbete.
- Plan – Fastställ mål och de processer som krävs för att nå dit
- Do – Implementera processerna i verksamheten
- Check – Utvärdera resultatet från processerna och jämför med målen
- Act – Analysera bristerna och vad som orsakar dem. Planera nya åtgärder
Fokus för ledningssystem har successivt flyttats från ”ordning och reda” till ”ständig förbättring”. Den första standarden som var tydlig på den punkten var Miljö "SS-EN ISO 14001" men principen finns nu i de aktuella versionerna av samtliga standarder för ledningssystem. Detta märks även tydligt i standarden för certifieringsorgan för ledningssystem "SS-EN ISO/IEC 17021" som har utvärdering av förbättringsarbetet som en central del av certifieringsprocessen.
Det finns inga allmänna krav på att den organisation som inför ett ledningssystem ska certifiera systemet, men de flesta väljer ändå att certifiera sitt ledningssystem som ett kvitto på att de uppfyller kraven och för att hålla systemet levande. Men det kan ibland finnas krav från kunder eller myndigheter att ledningssystem ska vara certifierade.
Göra det själv eller anlita konsulter?
När ni ska skapa och utforma ert ledningssystem kan ni självklart välja att förlita er på er egen personal. Många organisationer ser dock fördelarna med att ta stöd av externa konsulter som har spetskunskap för att bygga ledningssystem.
Ert val av konsult är viktigt bl.a. för att säkerställa att det färdiga ledningssystemet bidrar till att er organisation når planerade mål så verkningsfullt och kostnadseffektivt som möjligt.
Förslag till råd innan certifieringsarbetet startar
1. Ta reda på vilken/vilka standarder du behöver certifiera dig mot. ISO 9001 och 14001 kommer snart ut i nya utgåvor.
2. Kontakta kollegor i branschen som redan har certifierat sig. Vilka erfarenheter och tips har de?
3. Låt någon i organisationen gå en grundläggande kurs inom det område ni avser att certifiera er emot.
4. Engagera VD, och helst hela ledningsgruppen. Att ge dessa en introduktion till certifieringsprojektet rekommenderas
5. Göra inte allt själv, men låt inte en konsult göra allt heller. Ett mellanting är att föredra.
6. Kontakta en konsult för ett första möte som kan leda till en GAP-analys (att jämföra aktuellt läge med det som krävs för att kunna certifiera sig).
7. En professionell konsult engagerar sig i lagom utsträckning och medverkar till att skapa ett rätt utformat och implementerat ledningssystem.
8. Ha inte för bråttom med certifieringsprocessen och avsätt tid och budget för det. Det som förloras i tid vinns i kraft och nytta.
B - ATT CERTIFIERA VERKSAMHETEN
Kontakta några certifieringsorgan
Ta dig tid att kolla upp vilket/vilka certifieringsorgan som passar bäst för era behov. Certifiering är en tjänst som erbjuds av många företag som konkurrerar med varandra. Begär därför in anbud från flera certifieringsorgan och välj det som passar just er verksamhet bäst.
Var frikostig med informationen
För att kunna lämna en korrekt offert behöver certifieringsorganen uppgifter om företaget och dess verksamhet. Oftast finns färdiga frågeformulär på certifieringsorganens webbplatser. Använd dessa och var frikostig med information, det tjänar du själv på.
Flera certifieringar?
Om du vet från början att ni vill bli certifierad för fler ledningssystem kan certifieringsorganet utföra kombinerade revisioner. Då blir den totala tiden för revision kortare än om revision mot varje ledningssystemstandard sker för sig. Kontrollera därför att certifieringsorganet har en ”bred portfölj” av certifieringar som passar era önskemål.
Geografisk placering
Även om certifieringsorganet verkar över hela landet, kan det vara bra att ta reda på var revisorerna finns. Är revisorerna baserade på en plats långt borta kan resorna nämligen komma att utgöra en stor del av kostnaden.
Vad kan ni ställa krav på?
För att få bra och jämförbara offerter bör beställaren/köparen tänka på och fråga följande:
- Har företaget ackreditering för er bransch? Fråga även efter referenser från branschen.
- Var finns revisorerna? Resekostnader är en stor del av kostnaden.
- Bestäm vilken typ av pris ni vill ha. Det är viktigt att ni kan få en jämförbar bild av vad det totala priset under en treårscykel blir.
- Har ni krav på när revisionen ska genomföras? Ange det.
Vad kan ni INTE ställa krav på?
Ackrediteringskraven syftar till att ge god nivå på utfärdade certifikat, så att de får ett reellt värde på marknaden och bland intressenter. Den som upphandlar bör tänka på att:
- Inte ställa krav på att certifieringsprocessen ska innehålla konsultinsatser.
- Inte ställa krav på glesare uppföljning än en gång per år.
Om ni inte blir nöjd!
Vid klagomål vänder ni er i första hand till certifieringsorganet. Alla certifieringsorgan ska ha rutiner för hur klagomål hanteras. Om man ändå inte är nöjd vänder man sig till SWEDAC som också har rutiner för detta.
Övrigt
C - ATT UPPRÄTTHÅLLA DET CERTIFIERADE LEDNINGSSYSTEMET
När certifieringsprocessen är avklarad och efter att certifikatet har kommit är det viktigt att behålla fokus. Certifieringen är ett intyg på att verksamheten jobbar med ständiga förbättringar och aktiviteter som ökar kundtillfredsställelsen. VD är ytterst ansvarig för att detta sker. Vad bör VD göra? Här kommer en checklista:
1. Säkerställ att de interna revisionerna görs och dokumenteras. Tag hjälp av ISO 19011 som beskriver intern audit.
2. Gör kvalitetsarbetet till en fast punkt på ledningsmöten. Ett av dessa möten skall bara ägnas åt kvalitet och miljö.
3. Kontrollera hur reklamationshanteringen fungerar.
4. Se till att kundtillfredsställelsemätning genomförs.
5. Gå ut i verksamheten och fråga om personalen upplever någon skillnad. Om inte så är det en varningsklocka att förbättringsarbetet måste ses över.
6. Planera in ”Ledningens genomgång” med återkommande intervall. Den punktlista som finns i ISO 9001:2008 §5.6.2 är en bra agenda för dessa möten:
- Resultat av revisioner
- Kundreaktioner
- Processers prestanda och produkters överensstämmelse med ställda krav
- Status hos förebyggande och korrigerande åtgärder
- Uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar
- Förändringar som skulle kunna påverka kvalitetssystemet
- Rekommendationer till förbättringar.
Utnyttja revisorn!
Sex till tolv månader efter certifieringen kommer revisorn tillbaka för en uppföljningsrevision/periodiskt besök. Revisorn skickar ut en agenda en månad i förväg. Ha gärna en dialog med revisorn om agendan, och föreslå om nödvändigt ändringar! Revisorn skall inte uppfattas som en polis, men får aldrig ge konsultativa råd.
Ställ krav på revisorn, det har denne betalt för! En bra revisor hittar vare sig för få eller för många avvikelser. Avvikelser skall handla om relevanta förbättringsområden.
Efter tre år gör revisorn ett omcertifieringsbesök. Det är en fördel om revisorn då kan bytas ut till en annan person, som kan se ledningssystemet med nya ögon.
FAKTA
Vad är ett ackrediteringsorgan?
Ackrediteringsorgan prövar kompetens och rutiner hos verksamheter som utför analys, provning, kalibrering, certifiering, kontroll och besiktning. Om resultatet är godkänt ackrediterar de verksamheten. Ackrediteringen är ett bevis på att aktuella kvalitetskrav uppfylls och kontrolleras regelbundet enligt fastställda intervaller på mellan 12-16 månader. Ett ackrediteringsorgan ackrediterar t.ex. certifieringsorgan.
Vad är ett certifieringsorgan?
När en organisation har infört ett ledningssystem t.ex. ISO 9001 kan man välja att låta en oberoende tredje part verifiera att organisationen uppfyller alla krav i standarden. Denna oberoende tredje part kallas för certifieringsorgan. I Sverige finns idag ett antal certifieringsorgan som har rätt att genomföra tredjepartsrevisioner (ackrediterade) och utfärda certifikat.
SWEDAC
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll – SWEDAC – är en svensk myndighet (ackrediteringsorgan) som kontrollerar och ackrediterar till exempel laboratorieverksamhet, miljörevisorer, certifieringsorgan och kontrollorgan.
SWETIC
Swedish Association for Testing, Inspection and Certification – SWETIC – är branschorganisationen för företag som arbetar med provning, besiktning, kontroll och certifiering.
Sveriges Standardiseringsförbund
Sveriges Standardiseringsförbund är en samverkansorganisation för de tre svenska standardiseringsorganisationerna:
ISO
Internationella standardiseringsorganisationen – ISO – är ett internationellt standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. Sveriges medlemskap i ISO representeras av SIS Swedish Standards Institute som är fullvärdig medlem.
Övrig information
Källor
SWEDAC, SIS, KvalitetsMagasinet, Tomas Tränkner & Peter Siltberg, Force Technology Sweden AB.